สำหรับระบบสารสนเทศนั้นเป็นระบบที่สามารถจัดเก็บข้อมูล และสามารถที่จะเผยแพร่ข้อมูลต่างๆได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถที่จะตอบโจทย์ผู้คนในยุคของข้อมูลข่าวสารที่ต้องการความรวดเร็วในการรับส่งข้อมูลเป็นอย่างดี
ระบบสารสนเทศ คืออะไร?
ระบบสารสนเทศ คือ ระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์มาช่วยในการจัดการข้อมูลข่าวสารต่างๆ เพื่อให้ได้สารสนเทศมา สามารถนำไปประกอบในการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว และมีความถูกต้อง แม่นยำ โดยจะประกอบไปด้วยส่วนต่างๆที่มีความสำคัญ ได้แก่ ฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ ข้อมูล บุคลากรที่เกี่ยวข้องต่างๆ และขั้นตอนสำหรับการปฏิบัติงาน สำหรับทุกองค์ประกอบจะต้องมีการทำงานร่วมกันเพื่อที่จะกำหนด ทำการรวบรวม จัดเก็บข้อมูลที่มีความสำคัญต่างๆ และประมวลผลข้อมูลนั้นๆเพื่อสร้างสารสนเทศขึ้นมา แล้วส่งสารสนเทศที่ได้มาให้กับผู้ใช้ เพื่อเป็นการช่วยสนับสนุนสำหรับการทำงาน การวางแผนงาน การตัดสินใจ การควบคุม การบริหาร และช่วยในการติดตามผลการทำงานขององค์กร
องค์ประกอบของสารสนเทศ มีดังนี้
- ฮาร์ดแวร์ คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือที่มีความสำคัญมากที่ช่วยสำหรับการจัดการสารสนเทศ คอมพิวเตอร์จะช่วยในการประมวลผล ทำการคัดเลือก คำนวณข้อมูลต่างๆ และพิมพ์เอกสารรายงานตามที่ต้องการได้ อุปกรณ์คอมพิวเตอร์สามารถที่จะทำงานได้อย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ การทำงานมีความแม่นยำสูง และสามารถที่จะทำงานได้อย่างต่อเนื่อง
- ซอฟท์แวร์ สำหรับซอฟต์แวร์นั้นจะเป็นชุดคำสั่งหรือโปรแกรมที่สั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามวัตถุประสงค์ที่ได้วางเอาไว้ โดยที่ชุดคำสั่งนั้นจะมีการเรียงลำดับเป็นขั้นตอน โดยสั่งให้ฮาร์ดแวร์ประมวลผลและทำงานให้ตามต้องการ เพื่อให้ได้สารสนเทศออกมา
- ข้อมูล เป็นข้อเท็จจริงต่างๆที่เกิดขึ้นในชีวิตประจำวัน ซึ่งข้อมูลนั้นจะเป็นวัตถุดิบที่สำคัญที่จะทำให้เกิดสารสนเทศขึ้นมา สำหรับข้อมูลที่ได้มานั้นควรตรงตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ มีความถูกต้อง และน่าเชื่อถือ
- บุคลากร บุคลากรที่มีความรู้ ความเชี่ยวชาญ มีความสามารถ เข้าใจในระบบและวิธีการ เข้าใจในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นอย่างดี จะเป็นผู้ดำเนินงานให้เกิดสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ
- ขั้นตอนในการปฏิบัติงาน จะเป็นการปฏิบัติงานต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการหาข้อมูล การรวบรวมข้อมูลต่างๆที่สำคัญ และการจัดเก็บข้อมูลเพื่อนำข้อมูลที่ได้นั้นไปประมวลผลให้เป็นสารสนเทศตามที่ต้องการได้
ลักษณะของระบบสารสนเทศที่ดี มีดังนี้
- ทันต่อเวลา สารสนเทศนั้นจะต้องมีความทันสมัย ทันต่อเหตุการณ์ เพราะว่าเมื่อต้องการใช้ข้อมูลสารสนเทศนั้นเพื่อการตัดสินใจ ก็จะทำให้มีความถูกต้องและแม่นยำมากขึ้น
- เชื่อถือได้ ข้อมูลจะต้องมีความน่าเชื่อถือ ทั้งนี้ความน่าเชื่อถือนั้นขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ได้เก็บรวบรวมจากแหล่งที่มาต่างๆด้วย
- ตรวจสอบได้ ต้องสามารถที่จะตรวจสอบความถูกต้องของสารสนเทศนั้นๆได้
- เข้าใจง่าย ต้องมีความเข้าใจได้ง่าย ไม่มีความซับซ้อนจนเกินไป
- มีความยืดหยุ่น สามารถที่จะนำสารสนเทศไปใช้กับคนในหลายๆกลุ่มได้
- ปลอดภัย ต้องมีความปลอดภัยหากไม่ต้องการให้บุคคลอื่นเข้าถึงข้อมูล จะต้องมีการป้องกันข้อมูลไม่ให้รั่วไหลได้
- สะดวก สารสนเทศจะต้องมีความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล
สิ่งสำคัญของสารสนเทศนั้นจะต้องมีข้อมูลที่มีความถูกต้อง เพื่อข้อมูลที่ได้นั้นจะได้เกิดประโยชน์ต่อผู้รับ เพื่อเป็นความรู้ หรือเพื่อประโยชน์ในการทำงาน และสามารถที่จะนำไปประยุกต์ใช้ต่อได้อย่างถูกต้อง
